แนวทางการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริต
คณะกรรมการบริษัทและคณะกรรมการตรวจสอบมีหน้าที่รับผิดชอบดูแลให้มีระบบการควบคุมภายใน และให้ความเห็นถึงความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน โดยมีการประเมินหัวข้อตาม “แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน” ของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ และตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยที่มีการประกาศใช้ซึ่งได้ประเมินตามกรอบการควบคุมภายในของ COSO - ERM 2017 (The Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission-Enterprise Risk Management-Integrating with Strategy and Performance) ใน 5 หมวด ได้แก่
ซึ่งผลการสอบทานระบบการควบคุมภายในไม่พบจุดอ่อนหรือข้อบกพร่องในระบบการควบคุมภายในที่เป็นสาระสำคัญโดยในแต่ละกระบวนการมีการอนุมัติ การสอบทานอย่างเพียงพอ
ทั้งนี้ ขั้นตอนการดำเนินงานให้เกิดเป็นรูปธรรม และมีการปฏิบัติให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ดังนี้
กำหนดนโยบาย บริษัทฯ กำหนดนโยบายการต่อต้านทุจริตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรโดยกำหนดให้กรรมการ ผู้บริหาร หัวหน้างาน และพนักงานทุกคน รวมทั้งพนักงานทั้งในบริษัทฯ และบริษัทย่อยปฏิบัติโดยเคร่งครัด
การติดตามและประเมินผลการปฏิบัติ บริษัทฯ มอบหมายให้หน่วยงานตรวจสอบภายใน ทำหน้าที่ในการติดตามและประเมินผล การปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริต รวมทั้งปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับนโยบายที่เกี่ยวข้อง โดยมีการกำหนดแนวทางการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริต โดยทำการสอบทานกระบวนการทำงานในแต่ละขั้นตอนที่อาจพบจุดบกพร่องของระบบการควบคุมภายในซึ่งอาจก่อให้เกิดการทุจริต เพื่อหาแนวทางการป้องกันและกำหนดเป็นหลักปฏิบัติ
การปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติ นอกจากการนำผลการสอบทานกระบวนการทำงานมาปรับปรุงวิธีการปฏิบัติ ยังมีการนำความเห็นของคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัทที่ได้ให้ความเห็นจากการสอบทานความครบถ้วนเพียงพอของกระบวนการปฏิบัติ จากการพิจารณาผลการสอบสวน ข้อร้องเรียน จากผลการประเมินความเสี่ยงด้านการทุจริต ตลอดจนความเห็นของพนักงานทุกคนที่ได้แสดงความคิดเห็นผ่านช่องทางอีเมลที่กำหนดไว้โดยนำไปปรับปรุงกระบวนการ แนวปฏิบัติ และนโยบายที่เกี่ยวข้อง เพื่อเป็นการลดความเสี่ยงจากการเกิดการทุจริต
การติดตามผลการปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติ ติดตามผลการปรับปรุงและสรุปผลการปรับปรุง เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่า ข้อเสนอแนะที่ได้นำเสนอเพื่อปรับปรุงกระบวนการ แนวปฏิบัติ และนโยบายได้มีการนำไปปฏิบัติจริงอย่างทันเวลา
การรายงานผล หน่วยงานตรวจสอบภายใน รายงานผลการติดตามและผลการประเมินการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริต รวมทั้งข้อปรับปรุงการปฏิบัติและผลการปรับปรุงนำเสนอคณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำทุกปี เพื่อให้คณะกรรมการตรวจสอบทำการสอบทานความครบถ้วน เหมาะสม และเพียงพอของกระบวนการ แนวปฏิบัติ รวมถึงนโยบายที่เกี่ยวข้องกับมาตรการต่อต้านการทุจริต และคณะกรรมการตรวจสอบ ทำหน้าที่รายงานผลการสอบทานแก่คณะกรรมการบริษัท ทั้งนี้ หากได้รับข้อเสนอแนะจากคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัท บริษัทฯ จะนำไปปรับปรุงกระบวนการ แนวปฏิบัติ และนโยบายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การควบคุมภายในมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
การดำเนินการในการต่อต้านการทุจริต
บริษัทฯ มอบหมายให้คณะกรรมการตรวจสอบดำเนินการสอบทานความครบถ้วนเพียงพอเพื่อป้องกันการมีส่วนเกี่ยวข้องกับการทุจริต ดังนี้
บริษัทฯ ได้กำหนดขึ้นเป็นนโยบายเกี่ยวกับการต่อต้านการทุจริต ที่กรรมการ ผู้บริหาร หัวหน้างาน และพนักงานทุกคน รวมทั้งพนักงานทั้งในบริษัทฯ บริษัทย่อย หรือบริษัทอื่นที่บริษัทฯ มีอำนาจในการควบคุม ต้องปฏิบัติตามโดยทั่วกัน อีกทั้งยังกำหนดไว้ในจรรยาบรรณของกรรมการ ผู้บริหาร และพนักงานของบริษัทฯ พึงปฏิบัติอย่างเคร่งครัด
คณะกรรมการตรวจสอบ ทำหน้าที่ในการกำกับดูแล โดยมีการสอบทานการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริตภายใต้การควบคุมป้องกันและติดตามความเสี่ยงจากการทุจริตของฝ่ายบริหาร ซึ่งได้กำหนดนโยบายและแนวปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน และรายงานผลการปฏิบัติต่อคณะกรรมการบริษัท
บริษัทฯ จัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ ครอบคลุมด้านการเงิน การบัญชี และมีการประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำทุกปี รวมถึง การกำหนดขั้นตอนการเก็บรักษาเอกสารและบันทึกต่าง ๆ ตามมาตรฐานการบัญชีที่กำหนด
ฝ่ายบริหารให้การสนับสนุนในการให้ความรู้ในการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริตแก่พนักงาน รวมถึงได้มีการแสดงเจตนารมณ์และความมุ่งมั่นในการดำเนินการป้องกันการทุจริตไปยังพนักงานทุกคน ทั้งของบริษัท บริษัทย่อย บริษัทอื่นที่บริษัทฯ มีอำนาจในการควบคุม และผู้มีส่วนได้เสียทุกกลุ่ม
บริษัทฯ ได้จัดให้มีช่องทางในการแจ้งเบาะแสหรือร้องเรียน หากมีการพบเห็นการกระทำทุจริตใด ๆ และจัดให้มีมาตรการคุ้มครองผู้แจ้งเบาะแส ผู้ร้องเรียน หรือผู้ที่ให้ความร่วมมือในการให้ข้อมูลดังกล่าว รวมถึงสามารถเสนอแนะ แสดงความคิดเห็นและสอบถามข้อสงสัยเกี่ยวกับการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริต ทางอีเมล anti-corruption@supalai.com และพนักงานสามารถร้องเรียน/นำเสนอความเห็นรายงานถึงผู้บริหารโดยตรง หรือหย่อนกล่องรับความคิดเห็น บริเวณบันไดหนีไฟของแต่ละชั้น
บริษัทฯ มีการประเมินความเสี่ยงด้านการทุจริตในทุกหน่วยงานของบริษัทฯ และบริษัทย่อย
บริษัทฯ แต่งตั้งคณะทำงานการพัฒนาระบบการต่อต้านการทุจริต โดยกำหนดให้พนักงานมีส่วนร่วมกันผลักดัน ส่งเสริม และพัฒนาการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริตให้เกิดขึ้นกับองค์กร
บริษัทฯ จัดให้มีกิจกรรมเพื่อรณรงค์การต่อต้านทุจริต ได้แก่ เผยแพร่นโยบายที่เกี่ยวกับการต่อต้านทุจริตไปยังผู้มีส่วนได้เสียทุกกลุ่ม ผ่านทางเว็บไซต์ของบริษัทฯ (www.supalai.com) และเผยแพร่ไปยังพนักงานทุกคน ผ่านทางอีเมล และอินทราเน็ตของบริษัทฯ รวมถึง การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ เพื่อให้ความรู้เกี่ยวกับนโยบายและแนวปฏิบัติในการต่อต้านทุจริต ทำข่าวประชาสัมพันธ์ให้ความรู้เกี่ยวกับมาตรการต่อต้านการทุจริต แผ่นพับประชาสัมพันธ์ในทุกโครงการ จัดกิจกรรมตอบปัญหาชิงรางวัล และการทดสอบความรู้เกี่ยวกับการต่อต้านทุจริต
ช่องทางการแจ้งเบาะแสการกระทำทุจริต
คณะกรรมการบริษัท ได้กำหนดให้มีช่องทางการแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียนจากการกระทำผิดกฎหมาย หรือกระทำผิดด้านการทุจริต หรือกระทำผิดจรรยาบรรณ หรือพฤติกรรมที่อาจส่อถึงการทุจริต หรือการประพฤติมิชอบของบุคคลในองค์กร หรือการถูกละเมิดสิทธิ ทั้งจากพนักงาน และผู้มีส่วนได้เสียทุกกลุ่ม ซึ่งผู้มีส่วนได้เสีย (รวมถึงคู่ค้า ผู้รับเหมาช่วง และพนักงาน) สามารถแจ้งเบาะแส หรือข้อร้องเรียน ผ่านช่องทาง ดังนี้
- อีเมล anti-corruption@supalai.com ซึ่งมีการรายงานตรงถึงกรรมการอิสระ
- ร้องเรียนผ่านทางหมายเลข 1720
- กล่องรับความคิดเห็นติดตั้งไว้ที่บันไดหนีไฟของแต่ละชั้น
- พนักงานร้องเรียน/นำเสนอความเห็นรายงานถึงผู้บริหารโดยตรง
ขั้นตอนการดำเนินการจัดการข้อร้องเรียนการกระทำทุจริต
บริษัทฯ กำหนดขั้นตอนการดำเนินการจัดการข้อร้องเรียนการกระทำทุจริต ไว้ดังนี้
การรับเรื่อง เมื่อผู้แจ้งเบาะแสหรือร้องเรียนการกระทำทุจริต ผู้ประสานงานลงทะเบียนรับเรื่อง ทั้งนี้
1)ผู้ร้องเรียนต้องเป็นผู้รับผลกระทบจากการดำเนินงานของบริษัทฯ พร้อมแสดงตัวตนด้วยหลักฐานที่ออกจากหน่วยงานราชการประกอบการแจ้งเรื่องร้องเรียน2)ผู้ร้องเรียนแจ้งรายละเอียดเรื่องร้องเรียนเป็นลายลักษณ์อักษร โดยบรรยายเรียงลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างละเอียด พร้อมระบุวัน เวลา ชื่อ-นามสกุลพร้อมหน่วยงานที่สังกัดของบุคคลที่กล้าวอ้างอิงการสอบสวน ดำเนินการแต่งตั้งคณะกรรมการสอบสวน เพื่อดำเนินการสอบสวนและสรุปผลวการสอบสวน และนำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบ
การรายงานผล หน่วยงานตรวจสอบภายในสรุปรายละเอียดข้อร้องเรียน กรณีสอบสวน และผลการพิจารณา นำเสนอคณะกรรมการตรวจสอบ และคณะกรรมการตรวจสอบสรุปผลการพิจารณา รวมถึงแสดงความเห็นรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท
การแจ้งผลแก่ผู้แจ้งเบาะแส หรือร้องเรียน มีการแจ้งผลการพิจารณาแก้ผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียนรับทราบภายหลังจากการรายงานผลการสอบสวนต่อคณะกรรมการบริษัทแล้ว
การติดตามและรายงานผล กรณีคณะกรรมการตรวจสอบ หรือคณะกรรรมการบริษัท มีข้อเสนอแนะหรือความเห็นในการดำเนินการปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานเพื่อป้องกันการเกิดการทุจริต หน่วยงานตรวจสอบภายในมีหน้าที่ติดามและรายงานผลการดำเนินการปรับปรุงแก้ไข ต่อคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัทรับทราบ
มาตรการคุ้มครองผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน
บริษัทฯ ได้กำหนดนโยบายในการคุ้มครองผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน เกี่ยวกับการกระทำทุจริต ดังนี้
บริษัทฯ จะเก็บข้อมูลและตัวตนของผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน และผู้ถูกร้องเรียน เป็นความลับ
บริษัทฯ จะเปิดเผยข้อมูลเท่าที่จำเป็น โดยคำนึงถึงความปลอดภัย และความเสียหายของผู้รายงานแหล่งที่มาของข้อมูล หรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง
ผู้ที่ได้รับความเสียหาย จะได้รับการบรรเทาความเสียหายด้วยกระบวนการที่เหมาะสม และเป็นธรรม
กรณีที่ผู้แจ้งเบาะแสหรือร้องเรียน หรือผู้ที่ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริง เห็นว่าตนอาจได้รับความไม่ปลอดภัย หรืออาจเกิดความเดือดร้อนเสียหาย ผู้แจ้งเบาะแสหรือร้องเรียน หรือผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริง สามารถร้องขอให้บริษัทฯ กำหนดมาตรการคุ้มครองที่เหมาะสมก็ได้ หรือบริษัทฯ อาจกำหนดมาตรการคุ้มครองโดยผู้ร้องเรียน หรือผู้ที่ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริง โดยไม่ต้องร้องขอก็ได้ หากเห็นว่าเป็นเรื่องที่มีแนวโน้มที่จะเกิดความเดือดร้อนเสียหาย หรือไม่ปลอดภัย
บริษัทฯ จะไม่กระทำการใดอันไม่เป็นธรรมต่อผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน ไม่ว่าจะโดยการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน ลักษณะงาน สถานที่ทำงาน สั่งพักงาน ข่มขู่ รบกวนการปฏิบัติงาน เลิกจ้าง หรือกระทำการอื่นใดที่มีลักษณะเป็นการปฏิบัติอย่างไม่เป็นธรรมต่อผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน หรือผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริง
บริษัทฯ ไม่มีการลดตำแหน่ง ลงโทษ หรือให้ผลทางลบต่อพนักงานที่ปฏิเสธการคอร์รัปชัน ไปใช้ในทางปฏิบัติ
การให้ความรู้เกี่ยวกับมาตรการต่อต้านการทุจริตแก่กรรมการ ผู้บริหาร หัวหน้างาน และพนักงานทุกคน
บริษัทฯ จัดให้มีการอบรมแก่พนักงานเข้าใหม่ทุกคน เพื่อให้ความรู้เกี่ยวกับมาตรการต่อต้านการทุจริตในการปฐมนิเทศพนักงาน และมีการประชาสัมพันธ์ให้ความรู้ด้านการต่อต้านการทุจริตผ่านบอร์ดประชาสัมพันธ์ Group Line และอีเมลพนักงานของบริษัทฯ และบริษัทย่อยทุกคน รวมทั้ง จัดให้มีกิจกรรมเพื่อสร้างวัฒนธรรมที่สนับสนุนการต่อต้านการทุจริตขององค์กร ได้แก่ การทดสอบความรู้เกี่ยวกับมาตรการต่อต้านการทุจริตประจำปี จัดบอร์ดให้ความรู้ รวมถึงกรรมการผู้จัดการ ประธานกรรมการบริหาร เน้นย้ำให้พนักงานทุกคนทราบประโยชน์ของการต่อต้านทุจริต ในงานเลี้ยงสังสรรค์ปีใหม่ประจำปีของบริษัทฯ และในการให้ความรู้เกี่ยวกับมาตรการต่อต้านการทุจริตแก่กรรมการ และผู้บริหารระดับสูง ได้มีการนำเสนอข้อมูลด้านนโยบายต่อต้านทุจริต แนวทางการปฏิบัติ ผลการปฏิบัติตามนโยบาย คู่มือประกอบการใช้นโยบายที่เกี่ยวข้องกับมาตรการต่อต้านการทุจริต และประโยชน์ที่ได้รับ ผ่านคณะกรรมการจัดการ คณะกรรมการบริหาร และคณะกรรมการบริษัท
การสื่อสารมาตรการต่อต้านการทุจริตแก่ผู้มีส่วนได้เสีย
บริษัทฯ เผยแพร่มาตรการต่อต้านการทุจริตคอร์รัปชันให้กับพนักงานทุกคนรับทราบ ผ่านทางบอร์ดประชาสัมพันธ์ อีเมล และอินทราเน็ตของบริษัทฯ รวมถึงมีการเผยแพร่เพื่อให้ผู้มีส่วนได้เสียทุกกลุ่ม อาทิ ผู้ถือหุ้น คู่ค้า คู่แข่ง ลูกค้า ผู้รับจ้าง และร้านค้าต่าง ๆ ได้รับทราบมาตรการดังกล่าว ผ่านเว็บไซต์ของบริษัทฯ (www.supalai.com) ซึ่งถือเป็นการปฏิบัติตามนโยบายว่าด้วยการปฏิบัติต่อลูกค้าและคู่ค้า ถึงการปฏิบัติของบริษัทฯ ต่อลูกค้าและคู่ค้า โดยไม่เรียก หรือรับผลประโยชน์ที่ไม่สุจริต การไม่เรียกรับของขวัญในทุกเทศกาล รวมถึง มีการบริหารความเสี่ยงด้านทุจริต โดยผู้บริหารแต่ละฝ่ายออกจดหมายไปยังผู้รับเหมา Supplier เพื่อให้มีช่องทางการแจ้งเบาะแสมายังอีเมล anti-corruption@supalai.com ทั้งนี้ เพื่อเป็นการสื่อสารให้ผู้มีส่วนได้เสียได้รับทราบนโยบาย แนวปฏิบัติในการป้องกันการทุจริตของบริษัทฯ ทราบช่องทางการแจ้งเบาะแสและให้เกิดการมีส่วนร่วมจากผู้มีส่วนได้เสีย เพื่อให้ความมุ่งมั่นในการป้องกันการทุจริตของบริษัทฯ และบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
มิเพียงเฉพาะพนักงานของบริษัทฯ เท่านั้นที่ได้รับทราบแนวทางการปฏิบัติในการต่อต้านการทุจริตฯ บริษัทฯ ยังจัดให้มีการสื่อสารถึงผู้สมัครงานที่มีความสนใจร่วมงานกับบริษัทฯ ทั้งจากแบบฟอร์มการสมัครงาน และจากการสัมภาษณ์ผู้สมัครเกี่ยวกับทัศนคติในเรื่องการต่อต้านการทุจริต