แนวทางการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริต

บคณะกรรมการบริษัทและคณะกรรมการตรวจสอบ มีหน้าที่รับผิดชอบดูแลให้มีระบบการควบคุมภายใน และให้ความเห็นถึงความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน โดยมีการประเมินหัวข้อตาม “แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน” ของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ และตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยที่มีการประกาศใช้ ซึ่งได้ประเมินตามกรอบการควบคุมภายในของ COSO (The Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission) ใน 5 หมวด ได้แก่ 1) การควบคุมภายในองค์กร 2) การประเมินความเสี่ยง 3) การควบคุมการปฏิบัติงาน 4) ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล และ 5) ระบบการติดตาม ซึ่งผลการสอบทานระบบการควบคุมภายในไม่พบจุดอ่อนหรือข้อบกพร่องในระบบการควบคุมภายในที่เป็นสาระสำคัญ โดยในแต่ละกระบวนการมีการอนุมัติ การสอบทานอย่างเพียงพอ อาทิเช่น กระบวนการรับจ่ายเงิน มีการกำหนดอำนาจดำเนินการในการอนุมัติรายการตามลำดับขั้น ซึ่งผ่านการอนุมัติจากฝ่ายบริหาร จึงสามารถเชื่อมั่นต่อประสิทธิภาพของการควบคุมภายในได้ หรือการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบ เพื่อให้เกิดการตรวจสอบและถ่วงดุลอำนาจในทุกรายการที่เกิดขึ้น เป็นต้น

บริษัทฯ มอบหมายให้หน่วยงานตรวจสอบภายใน ทำหน้าที่ในการติดตามและประเมินผล การปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริต รวมทั้งปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับนโยบายที่เกี่ยวข้อง โดยมีการกำหนดแนวทางการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริต ดังนี้

  1. กำหนดนโยบาย บริษัทฯ กำหนดนโยบายการต่อต้านทุจริตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร โดยกำหนดให้กรรมการ ผู้บริหาร หัวหน้างาน และพนักงานทุกคน รวมทั้งพนักงานทั้งในบริษัทฯ และบริษัทย่อย ปฏิบัติโดยเคร่งครัด

  2. การติดตามและประเมินผลการปฏิบัติ หน่วยงานตรวจสอบภายใน ติดตามและประเมินผลการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริต โดยทำการสอบทานกระบวนการทำงานในแต่ละขั้นตอนที่อาจพบจุดบกพร่องของระบบการควบคุมภายในซึ่งอาจก่อให้เกิดการทุจริต เพื่อหาแนวทางการป้องกันและกำหนดเป็นหลักปฏิบัติ

  3. การปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติ นอกจากการนำผลการสอบทานกระบวนการทำงาน มาปรับปรุงวิธีการปฏิบัติ ยังมีการนำความเห็นของคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัทที่ได้ให้ความเห็นจากการสอบทานความครบถ้วนเพียงพอของกระบวนการปฏิบัติ จากการพิจารณาผลการสอบสวน ข้อร้องเรียน จากผลการประเมินความเสี่ยงด้านการทุจริต ตลอดจนความเห็นของพนักงานทุกคนที่ได้แสดงความคิดเห็นผ่านช่องทางอีเมล์ที่กำหนดไว้โดยนำไปปรับปรุงกระบวนการ แนวปฏิบัติ และนโยบายที่เกี่ยวข้อง เพื่อเป็นการลดความเสี่ยงจากการเกิดการทุจริต

  4. การติดตามผลการปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติ ติดตามผลการปรับปรุงและสรุปผลการปรับปรุง เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่า ข้อเสนอแนะที่ได้นำเสนอเพื่อปรับปรุงกระบวนการ แนวปฏิบัติ และนโยบาย ได้มีการนำไปปฏิบัติจริงอย่างทันเวลา

  5. การรายงานผล หน่วยงานตรวจสอบภายใน รายงานผลการติดตามและผลการประเมินการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริต รวมทั้งข้อปรับปรุงการปฏิบัติและผลการปรับปรุง นำเสนอคณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำทุกปี เพื่อให้คณะกรรมการตรวจสอบทำการสอบทานความครบถ้วน เหมาะสม และเพียงพอของกระบวนการ แนวปฏิบัติ รวมถึงนโยบายที่เกี่ยวข้องกับมาตรการต่อต้านการทุจริต และคณะกรรมการตรวจสอบ ทำหน้าที่รายงานผลการสอบทานแก่คณะกรรมการบริษัท ทั้งนี้ หากได้รับข้อเสนอแนะจากคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัท บริษัทฯ จะนำไปปรับปรุงกระบวนการ แนวปฏิบัติ และนโยบายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การควบคุมภายในมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การดำเนินการในการต่อต้านการทุจริต

บริษัทฯ ได้มีการดำเนินการเพื่อป้องกันการมีส่วนเกี่ยวข้องกับการทุจริต ดังนี้

  1. บริษัทฯ ได้กำหนดขึ้นเป็นนโยบายเกี่ยวกับการต่อต้านการทุจริต ที่กรรมการ ผู้บริหาร หัวหน้างาน และพนักงานทุกคน รวมทั้งพนักงานทั้งในบริษัทฯ บริษัทย่อย หรือบริษัทอื่นที่บริษัทฯ มีอำนาจในการควบคุม ต้องปฏิบัติตามโดยทั่วกัน อีกทั้งยังกำหนดไว้ในจรรยาบรรณของกรรมการ ผู้บริหาร และพนักงานของบริษัทฯ พึงปฏิบัติอย่างเคร่งครัด

  2. คณะกรรมการตรวจสอบ ทำหน้าที่ในการกำกับดูแล โดยมีการสอบทานการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริตภายใต้การควบคุมป้องกันและติดตามความเสี่ยงจากการทุจริตของฝ่ายบริหาร ซึ่งได้กำหนดนโยบายและแนวปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน และรายงานผลการปฏิบัติต่อคณะกรรมการบริษัท

  3. บริษัทฯ จัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ ครอบคลุมด้านการเงิน การบัญชี และมีการประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นประจำทุกปี รวมถึง การกำหนดขั้นตอนการเก็บรักษาเอกสารและบันทึกต่าง ๆ ตามมาตรฐานการบัญชีที่กำหนด

  4. ฝ่ายบริหารให้การสนับสนุนในการให้ความรู้ในการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริตแก่พนักงาน รวมถึงได้มีการแสดงเจตนารมณ์และความมุ่งมั่นในการดำเนินการป้องกันการทุจริตไปยังพนักงานทุกคน ทั้งของบริษัท บริษัทย่อย บริษัทอื่นที่บริษัทฯ มีอำนาจในการควบคุม และผู้มีส่วนได้เสียทุกกลุ่ม

  5. บริษัทฯ ได้จัดให้มีช่องทางในการแจ้งเบาะแสหรือร้องเรียน หากมีการพบเห็นการกระทำทุจริตใด ๆ และจัดให้มีมาตรการคุ้มครองผู้แจ้งเบาะแส ผู้ร้องเรียน หรือผู้ที่ให้ความร่วมมือในการให้ข้อมูลดังกล่าว รวมถึงสามารถเสนอแนะ แสดงความคิดเห็นและสอบถามข้อสงสัยเกี่ยวกับการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริต ทางอีเมล์ anti-corruption@supalai.com และกล่องรับความคิดเห็น ติดตั้งไว้ที่บันไดหนีไฟของแต่ละชั้น

  6. บริษัทฯ มีการประเมินความเสี่ยงด้านการทุจริตในทุกหน่วยงานของบริษัทฯ และบริษัทย่อย

  7. บริษัทฯ แต่งตั้งคณะทำงานการพัฒนาระบบการต่อต้านการทุจริต โดยกำหนดให้พนักงานมีส่วนร่วมกันผลักดัน ส่งเสริม และพัฒนาการปฏิบัติตามมาตรการต่อต้านการทุจริตให้เกิดขึ้นกับองค์กร

  8. บริษัทฯ จัดให้มีกิจกรรมเพื่อรณรงค์การต่อต้านทุจริต ได้แก่ เผยแพร่นโยบายที่เกี่ยวกับการต่อต้านทุจริตไปยังผู้มีส่วนได้เสียทุกกลุ่ม ผ่านทางเว็บไซต์ของบริษัทฯ (www.supalai.com) และเผยแพร่ไปยังพนักงานทุกคน ผ่านทางอีเมล์ และอินทราเน็ตของบริษัทฯ รวมถึง การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ เพื่อให้ความรู้เกี่ยวกับนโยบายและแนวปฏิบัติในการต่อต้านทุจริต ทำข่าวประชาสัมพันธ์ให้ความรู้เกี่ยวกับมาตรการต่อต้านการทุจริต แผ่นพับประชาสัมพันธ์ในทุกโครงการ จัดกิจกรรมตอบปัญหาชิงรางวัล และการทดสอบความรู้เกี่ยวกับการต่อต้านทุจริต

ช่องทางการแจ้งเบาะแสการกระทำทุจริต

คณะกรรมการบริษัท ได้กำหนดให้มีช่องทางการแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียนจากการกระทำผิดกฎหมาย หรือกระทำผิดด้านการทุจริต หรือกระทำผิดจรรยาบรรณ หรือพฤติกรรมที่อาจส่อถึงการทุจริต หรือการประพฤติมิชอบของบุคคลในองค์กร หรือการถูกละเมิดสิทธิ ทั้งจากพนักงาน และผู้มีส่วนได้เสียทุกกลุ่ม ซึ่งผู้มีส่วนได้เสียสามารถแจ้งเบาะแส หรือข้อร้องเรียน ผ่านช่องทาง ดังนี้

  • อีเมล์ anti-corruption@supalai.com ซึ่งมีการรายงานตรงถึงกรรมการอิสระ
  • กล่องรับความคิดเห็น ติดตั้งไว้ที่บันไดหนีไฟของแต่ละชั้น
  • ร้องเรียนผ่านทางหมายเลข 1720

ขั้นตอนการดำเนินการจัดการข้อร้องเรียนการกระทำทุจริต

บริษัทฯ กำหนดขั้นตอนการดำเนินการจัดการข้อร้องเรียนการกระทำทุจริต ไว้ดังนี้

  1. การรับเรื่อง เมื่อมีผู้แจ้งเบาะแสหรือร้องเรียนการกระทำทุจริต ผู้ประสานงานลงทะเบียนรับเรื่อง

  2. การสอบสวน ดำเนินการแต่งตั้งคณะกรรมการสอบสวน เพื่อดำเนินการสอบสวนและสรุปผลการสอบสวน เพื่อนำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบ

  3. การรายงานผล หน่วยงานตรวจสอบภายในสรุปรายละเอียดข้อร้องเรียน การสอบสวน และผลการพิจารณา นำเสนอคณะกรรมการตรวจสอบ และคณะกรรมการตรวจสอบ สรุปผลการพิจารณา รวมถึงแสดงความเห็น รายงานต่อคณะกรรมการบริษัท

  4. การแจ้งผลแก่ผู้แจ้งเบาะแสหรือร้องเรียน มีการแจ้งผลการพิจารณาแก่ผู้แจ้งเบาะแส หรือร้องเรียนรับทราบภายหลังจากการรายงานผลการสอบสวนต่อคณะกรรมการบริษัทแล้ว

  5. การติดตามและรายงานผล กรณีคณะกรรมการตรวจสอบ หรือคณะกรรมการบริษัท มีข้อเสนอแนะหรือความเห็นในการดำเนินการปรับปรุงวิธีปฏิบัติงานเพื่อป้องกันการเกิดการทุจริต หน่วยงานตรวจสอบภายในมีหน้าที่ติดตามและรายงานผลการดำเนินการปรับปรุงแก้ไข ต่อคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัท รับทราบ

มาตรการคุ้มครองผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน

บริษัทฯ ได้กำหนดนโยบายในการคุ้มครองผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน เกี่ยวกับการกระทำทุจริต ดังนี้

  1. บริษัทฯ จะเก็บข้อมูลและตัวตนของผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน และผู้ถูกร้องเรียน เป็นความลับ

  2. บริษัทฯ จะเปิดเผยข้อมูลเท่าที่จำเป็น โดยคำนึงถึงความปลอดภัย และความเสียหายของผู้รายงานแหล่งที่มาของข้อมูล หรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง

  3. ผู้ที่ได้รับความเสียหาย จะได้รับการบรรเทาความเสียหายด้วยกระบวนการที่เหมาะสม และเป็นธรรม

  4. กรณีที่ผู้แจ้งเบาะแสหรือร้องเรียน หรือผู้ที่ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริง เห็นว่าตนอาจได้รับความไม่ปลอดภัย หรืออาจเกิดความเดือดร้อนเสียหาย ผู้แจ้งเบาะแสหรือร้องเรียน หรือผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริง สามารถร้องขอให้บริษัทฯ กำหนดมาตรการคุ้มครองที่เหมาะสมก็ได้ หรือบริษัทฯ อาจกำหนดมาตรการคุ้มครองโดยผู้ร้องเรียน หรือผู้ที่ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริง โดยไม่ต้องร้องขอก็ได้ หากเห็นว่าเป็นเรื่องที่มีแนวโน้มที่จะเกิดความเดือดร้อนเสียหาย หรือไม่ปลอดภัย

  5. บริษัทฯ จะไม่กระทำการใดอันไม่เป็นธรรมต่อผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน ไม่ว่าจะโดยการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน ลักษณะงาน สถานที่ทำงาน สั่งพักงาน ข่มขู่ รบกวนการปฏิบัติงาน เลิกจ้าง หรือกระทำการอื่นใดที่มีลักษณะเป็นการปฏิบัติอย่างไม่เป็นธรรมต่อผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน หรือผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริง

  6. บริษัทฯ ไม่มีการลดตำแหน่ง ลงโทษ หรือให้ผลทางลบต่อพนักงานที่ปฏิเสธการคอร์รัปชั่น ไปใช้ในทางปฏิบัติ

การให้ความรู้เกี่ยวกับมาตรการต่อต้านการทุจริตแก่กรรมการ ผู้บริหาร หัวหน้างาน และพนักงานทุกคน

บริษัทฯ จัดให้มีการอบรมแก่พนักงานเข้าใหม่ทุกคน เพื่อให้ความรู้เกี่ยวกับมาตรการต่อต้านการทุจริตในการปฐมนิเทศพนักงาน และมีการออกข่าวประชาสัมพันธ์ให้ความรู้ด้านการต่อต้านการทุจริตผ่านบอร์ดประชาสัมพันธ์ ขึ้น Pop – Up หน้าจอคอมพิวเตอร์เมื่อพนักงานเปิดเครื่อง และอีเมล์พนักงานของบริษัทฯ และบริษัทย่อยทุกคน เป็นประจำทุกไตรมาส รวมทั้ง จัดให้มีกิจกรรมเพื่อสร้างวัฒนธรรมที่สนับสนุนการต่อต้านการทุจริตขององค์กร ได้แก่ การทดสอบความรู้เกี่ยวกับมาตรการต่อต้านการทุจริตประจำปี จัดบอร์ดให้ความรู้ควบคู่กับกิจกรรมการตอบคำถามชิงรางวัลในงานเลี้ยงสังสรรค์ปีใหม่ประจำปีของบริษัทฯ ซึ่งได้รับการตอบรับเป็นอย่างดีจากพนักงาน รวมถึง ประธานกรรมการบริหาร เน้นย้ำให้พนักงานทุกคนทราบประโยชน์ของการต่อต้านทุจริต ในงานเลี้ยงสังสรรค์ปีใหม่ประจำปีของบริษัทฯ

และในการให้ความรู้เกี่ยวกับมาตรการต่อต้านการทุจริตแก่กรรมการ และผู้บริหารระดับสูง ได้มีการนำเสนอข้อมูลด้านนโยบายต่อต้านทุจริต แนวทางการปฏิบัติ ผลการปฏิบัติตามนโยบาย คู่มือประกอบการใช้นโยบายที่เกี่ยวข้องกับมาตรการต่อต้านการทุจริต และประโยชน์ที่ได้รับ ผ่านคณะกรรมการจัดการ คณะกรรมการบริหาร และคณะกรรมการบริษัท

การสื่อสารมาตรการต่อต้านการทุจริตแก่ผู้มีส่วนได้เสีย

บริษัทฯ เผยแพร่มาตรการต่อต้านการทุจริตคอร์รัปชั่นให้กับพนักงานทุกคนรับทราบ ผ่านทางบอร์ดประชาสัมพันธ์ อีเมล์ และอินทราเน็ตของบริษัทฯ รวมถึงมีการเผยแพร่เพื่อให้ผู้มีส่วนได้เสียทุกกลุ่ม อาทิเช่น ผู้ถือหุ้น คู่ค้า คู่แข่ง ลูกค้า ผู้รับจ้าง และร้านค้าต่าง ๆ ได้รับทราบมาตรการดังกล่าว ผ่านเว็บไซต์ของบริษัทฯ (www.supalai.com) ซึ่งถือเป็นการปฏิบัติตามนโยบายว่าด้วยการปฏิบัติต่อลูกค้าและคู่ค้า ถึงการปฏิบัติของบริษัทฯ ต่อลูกค้าและคู่ค้า โดยไม่เรียก หรือรับผลประโยชน์ที่ไม่สุจริต การไม่เรียกรับของขวัญในทุกเทศกาล รวมถึง มีการบริหารความเสี่ยงด้านทุจริต โดยผู้บริหารแต่ละฝ่ายออกจดหมายไปยังผู้รับเหมา Supplier เพื่อให้มีช่องทางการแจ้งเบาะแสมายังอีเมล์ anti-corruption@supalai.com ทั้งนี้ เพื่อเป็นการสื่อสารให้ผู้มีส่วนได้เสียได้รับทราบนโยบาย แนวปฏิบัติในการป้องกันการทุจริตของบริษัทฯ ทราบช่องทางการแจ้งเบาะแสและให้เกิดการมีส่วนร่วมจากผู้มีส่วนได้เสีย เพื่อให้ความมุ่งมั่นในการป้องกันการทุจริตของบริษัทฯ และบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

มิเพียงเฉพาะพนักงานของบริษัทฯ เท่านั้นที่ได้รับทราบแนวทางการปฏิบัติในการต่อต้านการทุจริตฯ บริษัทฯ ยังจัดให้มีการสื่อสารถึงผู้สมัครที่มีความสนใจร่วมงานกับบริษัทฯ ทั้งจากแบบฟอร์มการสมัครงาน และจากการสัมภาษณ์ผู้สมัครเกี่ยวกับทัศนคติในเรื่องการต่อต้านการทุจริต